Как сделать КП из сметы: состав, режимы, PDF

КП это смета, оформленная для клиента: кто делает, для кого, что входит, сколько стоит, на каких условиях и сколько действует предложение. В Smeteo оно строится из той же сметы: открываете «Экспорт в PDF», выбираете краткий или полный режим и сохраняете файл через окно печати браузера.

Смета и КП часто путаются. Смета отвечает на вопрос «из чего складывается цена», она рабочая и бывает длинной. КП отвечает на вопрос «что вы мне предлагаете и на каких условиях», это документ для решения. Один и тот же набор строк можно показать клиенту по-разному.

Что должно быть в КП

Кто предлагает: название компании или бренда, телефон и email для связи.
Для кого и о чём: клиент, проект, дата, номер документа.
Состав работ и цена: по строкам или по категориям.
Итог и пометка про НДС: цены с НДС или без.
Сроки: когда начинаете и сколько займёт работа.
Условия оплаты: предоплата, этапы, остаток.
Срок действия предложения: после него цена может измениться.

Один раз заполните профиль КП

Реквизиты и условия, которые повторяются от проекта к проекту, в Smeteo вынесены в «Настройки → КП». Заполняете один раз, и они подставляются в каждый документ.

Настройки КП в Smeteo: компания, телефон, email, срок действия, условия оплаты и сроки работ — Настройки → КП: контакты, срок действия, условия оплаты, сроки работ, подпись внизу PDF.

Компания или бренд. Если оставить пустым, в PDF будет ваше имя.
Телефон и email для КП.
Срок действия в днях (по умолчанию 30).
Условия оплаты и сроки работ: свободный текст, можно в несколько строк.
Переключатель «Цены включают НДС»: от него зависит пометка под итогом.
Текст внизу PDF и значения по умолчанию для часов и описаний.

Краткое или полное КП

Режим выбираете в момент экспорта. Он не меняет смету, только то, что увидит клиент.

Диалог экспорта коммерческого предложения: режим краткое или полное, показ часов и описаний — Экспорт: режим документа, показ часов и описаний позиций.

Краткое: только итоги по категориям. Подходит для первого контакта и для клиентов, которым не нужны подробности.
Полное: все позиции построчно. Подходит, когда клиент будет сверять смету и согласовывать каждую строку.
«Показывать часы»: выключайте, если не хотите, чтобы клиент делил сумму на часы и торговался по ставке.
«Показывать описания позиций»: работает только в полном режиме.

Как получить PDF

Откройте проект и в меню справа от названия выберите «Экспорт в PDF».
Выберите режим и нажмите «Сформировать PDF».
В окне печати браузера выберите «Сохранить как PDF» (или отправьте на принтер).
Отправьте файл клиенту и запишите дату версии в переписке.

Коммерческое предложение из Smeteo: шапка с контактами, данные клиента и проекта, итог, сроки и условия оплаты — Что получает клиент: шапка и данные проекта сверху, итог, сроки и условия оплаты внизу. Фрагмент документа.

Перед отправкой откройте PDF глазами клиента. Проверьте имя клиента, сумму, срок действия и условия оплаты. Если вы меняли смету после выгрузки, формируйте файл заново: старый PDF сам не обновится.

Мелочи, из-за которых КП выглядит слабее

Нет срока действия: клиент возвращается через три месяца с вопросом, почему цена другая.
Нет условий оплаты: каждый раз договариваетесь заново.
Не указано, с НДС цена или без.
Номер и дата документа не совпадают с версией в переписке.

КП это не договор. Условия, ответственность и порядок приёмки фиксируйте в договоре.